根据《操作细则》，使用维修资金应当由业主委员会或者受业主委员会委托的物业服务企业提出申请，报项目所在地社区居民委员会备案后履行维修资金使用程序。未成立业主委员会且未聘请物业服务企业的，可以由社区居民委员会或者物业管理委员会临时代行业主委员会职责，协助相关业主提出申请，并履行维修资金使用程序。

业主表决方面，使用方案公示期间可同步启动业主表决程序。对于使用建筑物及其附属设施的维修资金，使用方案应当由维修资金列支范围内专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与表决，并经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意。使用方案表决结果以书面形式公示，公示内容包括业主的投票情况、表决结果等。

投票表决涉及的专有部分面积，按照不动产登记簿记载的面积计算；尚未进行物权登记的，按照测绘机构的实测面积计算；尚未进行实测的，按照房屋买卖合同记载的面积计算。涉及的业主人数，按照专有部分的数量计算，一个专有部分按照一人计算；同一买受人拥有一个以上专有部分的，按一人计算。建筑物总面积与总人数，分别按照前两项的统计总和计算。

维修工程竣工后，申请人应当及时组织相关业主、业主委员会(物业管理委员会)、社区居民委员会、物业服务企业、施工企业等对工程量及工程质量进行验收，共同签署验收报告。竣工验收人员原则上不得少于7人，其中业主人员比例不得低于总人数的50%。

此外，影响房屋安全使用紧急情况可采取应急维修，维修资金应急使用办法按《南昌市城区住宅专项维修资金应急使用操作细则》文件执行。