日期：
2023-03-01 06:53:16
来源：PMTalk产品经理社区收集 编辑：王掌柜的大排档
点击 ▲ PMTalk 关注，和 21 万产品经理一起成长 正文共：3506 字 8 图 预计阅读时间：9 分钟
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01、文档的格式规范（字体、标题、图片、目录）
02、文档的内容规范（错别字、书面语、文件名）
格式规范性主要包含字体、段落标题、段内标题、图片、目录这几类内容。 字体最关键是需要全文统一，我们可以按“正文字体”、“小标题字体”、“表格内字体”、“补充说明字体”、“重点突出字体”来分类，并保证每个类别的全文字体一致。 表格内的字体还要考虑字体大小是否会让表格排序“失真”或“凌乱”，表格的首行标题建议加粗、居中。章节的各级标题一定要使用格式刷来统一维护。 很多文档不同的段落字体大小、样式都会有些偏差，究其原因还是作者没有检查的意识，也没有在完成复制粘贴后顺手用格式刷统一的习惯。 各级标题在用格式刷统一的过程中，非常容易出现一些小错误。 比如级别错误，下图便是将四级标题，误刷成三级标题。
比如没有重新开始编号，下图显然是将规则复制粘贴过来之后，没有重新编号。
一个文档中段落内的小标题也尽量采用一种格式，比如选择使用（1）（2）（3），就不要再使用①②③，除非在文档中有多处不同级别的排序需求再考虑多种小标题样式。 文档中的图片要居中，如果某个章节有多张图片连续，则需要给每个图片附上文字说明。 而且图片的大小也需要微调，尤其是一些图片复制进去之后很大、很模糊，此时把图片缩小成尽量全文统一的大小则显得很有必要。
尤其是一些移动端截图，复制到文档之后可能会“又细又长”，这时我们一定要随手调整大小。 目录记得及时更新，我们经常遇到内容修改之后没有更新目录直接提交的情况。 也要记得把目录的字体、间距调整到适当，因为很多默认的目录格式说实话，挺丑的。
以上这些细节，都是文档的格式规范要求，每一条单独来看可能都知道要这样做，或者也很简单觉得可以做到，但当这些问题汇集到同一个文档时，就是“阅读者的灾难伊始” 。 关于文档的内容，因为不同的行业和用途有不同的内容要求，本文侧重点不在于内容如何整理，而是无论哪种内容，我们都需要检查、规避的常见问题 。 在智能输入法普及的今天，我们日常的文字交流中充满了错别字，而这些错别字一旦在产品工作者的产出物中出现，会非常影响“印象分”，同时也会被质疑此人的细心、认真程度 。 大家也都知道出现错别字不好，但苦于难以察觉，但这并不是我们任由错别字存在的理由。所以对于错别字，我有以下几点建议： 毕竟一个好的输入法能够记住我们常用的专业术语，能够在拼写错误时给出智能提示，操作系统默认的输入法很难达到这个效果。 我曾经发现一位经常打错别字的小伙伴，就是一直在使用mac的默认输入法，换了搜狗之后能降低大约60%的错字情况。 错别字很烦银，比如当你读到这段话的时候，能否一言就看出短短几十个字里饱含着多少问题呢？我在看新同事写的文档时，关注的第一要素就是有么有矬子和语句不通顺的标大。 平时打字聊天的时候就养成不打错字的习惯，发出去的内容自己再扫一眼，如果出现了错别字及时改正，我认为这是一件很基础的事情。 但是很多人都不在意，甚至被人多次指出之后也只是呵呵一笑，找个宽慰自己的理由，这些人一定写不出合格的产品文档 。 比如在关键文档中出现错别字之后，在团队内部发红包，或者当你看到其他同学的文档有错别字时及时提醒。 总之一定要采取一些措施，让大家重视起来，养成日常检查的习惯，渐渐地错别字一定会越来越少。 一个大段落写完之后，一定要重新读至少一遍，一方面检查错别字，另一方面检查是否存在语义表达等问题。 有时很难发现自我产生的错误，因为会陷入惯性思维怪圈。因此找同事帮忙检查也是不错的方式。 而且相互帮助，去识别对方的错误，也能在很大程度上检视自己，提升错字意识。
以上这些方法都可以快速运用，几乎“0门槛”，逐渐我们会提升错别字的敏感程度，快速识别错误，并且能够总结出一些“高频错字”。 其次，在内容规范性上，还有一点很重要：书面语的表达 虽然经过几百年的发展，文字表达从最初的文言文变成了白话文，但白话文也不代表等同于口语化。 我也见到过一些同行在吐槽文档中为什么一定要用书面语，既费时又费力。而我个人认为原因在于这八个字：正式、规范、严肃、严谨 。 其实如果是团队内部的文档，只要领导没意见，你们愿意怎么搞就怎么搞。一旦涉及到对外输出，逻辑严谨、表达清晰、结构明确的内容便是基础。 在此我列举几个关键点，建议大家在写文档时尽量规避这些问题。 当然，可能有些文档就是需要复杂严谨（比如专利申请文档），读起来非常拗口但确实挑不出逻辑漏洞。 不过我们大部分接触的文档，还是尽量简单、易懂，从而让读者尽快理解你想表达的意思 善于使用逻辑连接词：“因此”“进而”“所以”“反而”“除非”； 简化短语，将“什么什么的时候”改为“什么什么时”； “一千个人心中有一千个哈姆雷特”，很多词语都有多面性，当使用不恰当时，非常容易造成读者的歧义。 所以我们在使用这些词语时，要脱离自己的惯性思维，以用户视角来审视这段话是否准确 。 所以避免内容的“二义性”是内容规范中非常重要的一点。 这里和表达简洁易懂有几分类似，但第一条更倾向于别说废话，此条更倾向于业务逻辑尽量直接。 文件名一定不能随便起，尤其是要发给客户的文档。 最好能够通过文件名能让读者明白此文档的目的或核心内容。而且文件名最好能够和正文内的大标题保持一致，尽量在文件名中包含客户的简称、版本号、或者修改日期，其中修改日期一般出现在后续版本修改之后再添加。 总之，不要忽略文档名称的重要性，如果起一个不专业的名字，可能对方都不会打开看就驳回了。
以上便是我对于“内容规范性”的总结，希望我们能给勤加练习，多多注意。 1、我们在写文档时，有些没写完的内容会习惯性标注出来，等到后续再完善，但此时的标注一定要很方便的让你快速找到 。比如采用特定的关键词（todo、待完善），或者插入批注。 不要仅仅增加一个字体颜色或者背景色来标注。因为文档如果很长、如果没有逐行检查，很有可能会遗漏。 2、文档内容如果不是特别多，在多人协作时尽量使用【修订模式】 ，避免协作过程中出现冲突或疏忽而产生内容问题。最终合并时再把修订内容逐一核对，可以避免很多协同过程的麻烦。 当然，如果文档较长，修订模式会很卡，多人协作要么采用一些其他协同工具，要么做好分工，避免同一部分多人修改的情况。 4、最好有“版本修订记录”，但不是必须。 毕竟修改记录后期维护起来非常繁琐。如果文档版本变动频繁或者有追溯的必要性时，再增加修订记录也可以。 关于修订记录还需要注意一点：修订的内容是否适合让接收人看到？至于为什么，你可以细品一下，我就不多说了 5、从其他文档复制进来的内容，一定要进行关键词检索。 可以日常维护一个“关键词词库”，包含其他客户的名称、其他产品的名称、以及易错的关键词。待文档完成后，进行全局检索，大概率会有“惊喜”。 6、客户给的模板，尽量不要在结构上大改。 有些章节如果没有内容，或者不知道怎么写，可以标注“不适用”。但是如果你直接把章节删掉，后续交付、审核时可能会被纠错。当然，删掉的前提也要和客户沟通清楚。
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