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档案管理信息系统需求获取方法
文\蔡盈芳
需求分析是系统开发中更不需要技术的一个阶段，但是，如果这个阶段不完全进行，其结果将会使其他阶段更糟糕。由于没让软件开发商正确地捕获需求，软件用户将为此付出不可承受的代价。在实际工作中经常有企业档案部门要求软件公司补充开发，从而引发商务纠纷，这些现象的出现都与当初不进行充分的需求分析有关。需求分析是档案信息化建设过程中的重要工作，特别在购置电子档案管理系统软件时，如果没有进行系统而全面的需求分析，往往在实施过程中出现功能或业务遗漏或业务流程错误。
需求分析包括需求获取、需求陈述和形成需求分析报告等。
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原型法
原型法在需求获取中是最常见的方法。要使用原型法首先需要构造软件原型，原型是一个演示系统，它是解决方案的一个“快速而粗糙”的工作模型，它呈现图形用户界面，并模拟用户各种事件行为。系统原型是从用户那里抽取，其他方法难以获取需求的一种有效方式。在增加新业务功能时，常常用这种方法，对用户与开发人员之间沟通问题时具有重要作用。但现在进行电子档案管理系统开发时，常常用原有系统或开发商现有的系统作为原型。
原型法也用于对现行系统的详细调查。因为现行系统的详细调查，是通过各种方式对现行系统做详细、充分和全面的调查，弄清现行系统的边界、组织机构、人员分工、业务流程、各种计划、单据和报表格式、处理过程、企业资源及约束情况等，使系统开发人员对现行系统有一个比较深深刻的认识，为新系统开发做好原始资料的准备工作，这是需求分析中一项必要的工作。
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面谈法
有时电子档案管理系统用户对需求只有一个模糊的认识，他们也可能不愿意合作或不能够表达他们的需求，这时用面谈法比较有效。面谈法有结构化面谈和非结构化面谈两种形式。结构化面谈需要提前准备，有一个明确的日程，并且许多问题都是预先确定的，有一些问题可以没有明确的答案。非结构化面谈就好像非正式会议，没有预定的问题或预定的目的，其目的是鼓励用户阐述其想法，并且在这个过程中提出业务分析人员没有想到的和没能提出的相关需求。
面谈法必须有某个出发点和讨论话题，这也可以是一篇短小的书面文档或是发给面谈对象的电子邮件。
面谈法是软件开发人员与用户确定需求的重要方式，尤其在向企业高层管理者、非档案人员及缺乏信息技术知识的档案人员收集需求时采用。
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原型法
观察法用于面谈法和原型法都无法获取需求的情况，即分析人员通过现场观察，掌握业务进行的方法。如系统分析人员往往无法从面谈法中理解档案整理的业务需求，通过观察档案人员手工现场组卷，或观察档案人员现场操作，就是一种最有效的方法。
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文档和软件系统研究
这是获取需求和相关领域知识的最好方法。
在电子档案管理系统开发中，要研究的用户文档包括:业务表格、工作过程、职位描述、档案管理标准规范、组织图档、各种报表等。
要研究用户的系统表格，主要是旧系统表格，包括:系统操作手册、用户文档、技术文档、系统分析和设计模型等。
还经常用到相关领域知识，可通过档案期刊或参考书来获取。可将档案行业标准规范提供给需求分析人员，如在确定元数据需求时，常常将《文书类电子文件元数据方案》(DA/47)提供给分析人员。
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