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综合类档案
常见整理问题与解决办法
文/广东电网有限责任公司
01
文件的发文机构和发文字号不对应如何归档?
例如，本企业某部门以办公室的名义发出的文件，应归入文件形成部门，而不是归入“办公室”。
依据：陈琳。《档案管理技能训练》[M].2版. 北京：机械工业出版社，2015.
02
文件有多个时间特征的，应归入哪个年度?
一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。一份文件有多个时间特征时，一般以文件的签发日期为准。例如，2005年形成的(2006~2010年的机关“十一五”发展规划)，应当归入 2005 年度；2005 年形成的《2004年机关工作总结》，应当归入2005 年度；2005 年制定、2006年生效的法规性文件，应当归入 2005年度。
依据：陈琳.《档案管理技能训练》[M].2版. 北京：机械工业出版社，2015.
03
跨年度的文件应归在哪个年度?
对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，应归在文件签发日期的年度。跨年度的会议形成的文件材料归在会议闭幕年。跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料归在结案年。例如，跨 2005 年、2006 年两个年度召开的会议形成的文件材料，统一归在会议闭幕年度归档，即 2006 年；跨2004 年、2005 年两个年度办理的案件文件材料，统一归入案件办结年度归档，即2005 年度；下级单位2004 年的请示，上级机关2005年1月收到并办结，应连同下级请示和本级批复一同归入 2005 年度。
依据：陈琳.《档案管理技能训练》[M].2版. 北京：机械工业出版社，2015.
04
几份文件作为一件时，“件”的日期如何确定?
文件的正本与定稿、来文与复文、转文与被转发文为一件时，这时“件”的日期应以装订在前的那份文件日期为准。例如，正与定稿，应以正本的日期为准；转发文与被转发文，应以转发文日期为准。来文与复文以复文日期为准。
依据：陈琳.《档案管理技能训练》[M].2版. 北京：机械工业出版社，2015.
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