随着社会经济的发展，高校不仅承担着人才培养、科学研究等任务，也在一定程度上参与社会经济活动。在民事活动中，高校作为一方当事人，与自然人、法人或其他组织等平等主体之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议，包括合同、协议、备忘录、确认书等，都可视为学校对外签署了合同。因此，规范合同管理，防范合同风险，既可以保障学校的合法权益，也是规范内部控制的必然要求。

上海海事大学对外订立的合同主要有科研合同、采购合同、教育合作合同、培训合同、学生事务合同、国际合作与交流合同、资产运营合同、捐赠合同、安保合同等，根据业务范围，不同类型的合同由不同的职能部门负责归口管理。

但总体看来，学校的合同管理工作仍存在一些问题，分散管理的模式很难做到统一合同编号，合同的起草、审核、订立、履行、信息化管理等环节，缺乏统一的指导监督、分级审批和归口管理，全校范围内的所有合同数据未建立台账及档案留存机制，缺乏综合统筹管理。

解决方案

上海海事大学结合自身实际，在自有信息化设施基础上，新建、修改了7条合同相关业务流程，设计、开发了3个系统接口，建成了合同管理系统、电子签署平台。

建设合同管理业务流程

本着“多服务流程、少信息系统”的原则，减少对已有信息化应用非必要的变动，上海海事大学在校内“一网通办”平台——网上办事中心，通过业务流程实现校内各类合同、协议的审核、归集和存储，利用系统接口将审核完毕的结果数据推送至业务系统、合同管理系统及数字档案馆系统，实现合同集中统一管理，并通过归档审批表单来记录审核过程，确保审核数据不可篡改。

表1 合同管理业务流程

为涵盖学校现有的科研、采招和综合类合同，本次共新建和修改了7条相关业务流程（见表1）。其中，科技处的流程是在科研管理系统中待申请人填完表格后自动发起，无缝切换到网上办事中心进行合同后续审批环节（如图1所示）。

图1 科研项目合同审签过程

合同管理业务流程大致可分为4个环节，即合同起草、合同审核、合同签署和合同归档，具体流程则根据师生使用体验、业务实际需要以及归口职能部门的个性化需求进行定制开发。

“合同起草”环节支持标准合同与非标准合同两类。标准合同文本可通过填表自动生成合同文件，方便快速拟定合同；非标准合同文本则需要经办人自行上传。无论是何种类型的合同文本，流程将合同名称、合同金额、合同签订日期、甲乙方、归口管理部门等字段固化为必填项，方便后续审批，降低内部沟通成本，也为管理提供标准化数据参考。

“合同审核”环节通过归纳不同类型的业务、梳理各相关部门职责，灵活定义流程，实现业务在线审批。审核结束后，流程通过接口向合同管理系统提交合同基础信息，以此获取合同唯一编号，并将该编号以二维码的形式附在合同文件上，同时将合同文件格式转换为PDF，保证合同的唯一性。

“合同签署”环节，流程嵌入了电子签署模块，通过接口与电子签署平台交互，实现合同文件的在线电子签署，并将签署后的文件回传至流程表单，方便后续查看、归档。

“合同归档”环节，流程将标准化的合同数据存储至相应业务系统、合同管理系统、数字档案馆系统。若为线下签署的合同，则需要经办人将扫描件上传至流程进行归档；若为电子签署的合同，则在流程完成时，自动归档完成电子签的文件。

通过规范合同审批流程，上海海事大学实现了校内合同的分类、分级审核与管理，完成了合同订立过程承办部门审核、归口管理审核及综合管理审核，实现了跨部门协同通办的网上办理，并通过接口实现数据的自动归集整合，完善了合同监管机制。流程快速迭代、灵活配置的特点，可及时响应后续变更的业务需求，具有较好的兼容性和可扩展性。

开发相关接口

流程与相关业务系统的数据交互采用接口方式，降低直接操作数据库的安全风险。依据数据交互需要，学校设计、开发了科研系统接口、合同管理系统接口、数字档案馆系统接口，通过接口完成结果数据（合同关键字段、合同附件、合同审批过程）的推送，实现业务数据的归集整合、审批过程全记录及电子归档。

建设合同管理系统

合同管理系统是学校法务办公室集中管理全校合同的应用，其具有合同查询、合同数据存储、合同统计、合同数据服务、合同编号、权限管理等功能。该系统的用户较少，所以以轻量级应用方式建设。同时，该系统也是所有合同唯一编号的提供者，通过接口为合同编号（如图2所示）。

图2 流程与合同管理系统交互时序

合同管理系统的建设遵循了学校“管服分离”的信息化建设原则，通过标准化流程驱动的服务事项，给用户提供统一的信息服务体验；隐于后端的管理系统，则可供管理者灵活统计分析业务数据，为决策提供数据支撑。

建设电子签署平台

在合同管理信息化建设过程中，上海海事大学建成了电子签署平台，实现校内各类合同、协议、文件线上电子签署、盖章。电子签署平台不仅突破签署操作的时空限制、节省人力成本，还具备法律公信力，实现了更加便捷高效的无纸化办公。

实践成效

合同管理业务流程对学校业务涉及的合同实现了一体化管理，具有便捷的可操作性，上线试运行一个多月，已完成70余份科研项目合同审核、30余份采购合同审核以及20份综合合同审核。师生和采购单位逐渐适应电子签署方式，目前已有部分采购合同通过电子签署平台完成签署。

本次合同管理信息化建设，以流程驱动业务管理，整合了合同必要字段，使得各部门、各业务流程遵循同一个标准体系，并对这些标准化、规范化的合同数据进行汇集整合。未来对合同数据有需求的部门，都可以申请查阅所需合同数据。这种数据存储模式，能够真正实现数据流通。

随着高等教育改革的深化，规范高校合同管理不仅是推进高校发展的重要保障，也是推进治理体系和治理能力现代化的客观要求。合同作为高校参与市场经济活动的载体，其重要性不言而喻。利用信息技术手段，实现合同规范化、精细化全生命周期管理，既提升了学校的管理效率、管理水平，也为全面依法治校提供了有力支撑。

合同管理信息化建设是一个长期、持续的过程，考虑到高校合同管理过程及控制机制的复杂性，未来仍需要不断打磨业务流程，为师生提供更为便捷、高效的信息化服务。

作者：洪皓洁、王玉平（上海海事大学信息化办公室）

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