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院系管理服务信息化“遇冷”原因
20余年来，我国高校信息化建设取得了显著成效，建成了各类面向学校管理服务的应用系统。这些系统按照建设主体大致可分为两类：
一是由信息化部门建设和管理的面向全校师生服务的公共服务系统，如统一身份认证、信息门户、电子邮件、网站群、短信平台、一卡通、网上办事服务大厅等；另一类是各职能部门为满足各自职能需要而建设的应用系统，如人事、财务、国资、教务、科研、学工、研究生、后勤、基建、图书、办公自动化等业务系统。
众所周知，国内高校的运行管理模式中，除了职能部门的纵向管理，还有二级院系的横向管理。但是目前各高校在院系层面的信息化实践及报道还比较少见，相关讨论和研究文献也不多，并且在高校最新的“十四五”规划中仍难觅相关内容。那么，为什么一直以来高校的管理信息化建设都偏向职能部门，而冷落了院系管理服务的信息化需求呢？本文认为主要有以下三个方面原因：
1. 院系管理服务信息化需求不明，信息化意愿不如职能部门强烈，因此高校一般优先建设职能部门的应用系统。而在管理职能实现信息化后，院系管理服务所需的很多流程、数据可由这些系统提供，院系建设单独的应用系统必要性不大。
2. 建设院系管理服务系统的成本高、难度大。院系犹如一个缩小版的大学，其管理服务涉及到教职工、学生、教务、科研、学科等方面业务，所需的基础数据要么从各职能部门处获取（或系统同步），要么自行采集录入，但院系缺乏相关的人员力量，系统建设、管理和维护的成本和难度都比较大。
3. 不符合信息化建设原则。一般情况下，各个院系的管理服务模式相近，所需的系统功能相近，数据采集过程也类似，如果每个院系都单独建设一个系统，将会存在重复建设和投资的问题。如果只有个别院系有建设意愿，其需求一般难以得到信息化管理部门的支持。
院系管理服务信息化建设必要性
随着近几年高校信息化的发展，院系管理服务系统建设的各项条件日渐成熟，前述三个阻碍因素已逐渐弱化和消失，理由如下：
1. 高校数据治理成效显著，提供了系统可持续发展的必要条件。高校近几年大力推进数据治理、一网通办（网上办事服务大厅）工作，在此过程中各职能部门的应用系统也进一步完善，数据质量得到保证，且基础业务数据实现了统一和共享。院系管理服务系统将可直接从数据共享平台获取所需的大部分可用数据，系统建设的难度和成本可明显降低。
2. 院系层面的信息化需求日益强烈。伴随信息化发展，师生员工的信息素养和信息化意识得以提高。无论是院系管理人员还是普通师生，对院系各项工作的数字化需求日益明确和强烈，特别是在诸如周期性的学科点、学位点、“双一流”建设评估等工作中，相关人员深刻体会到日常数据积累和统一共享的重要性，迫切需要从繁重的数据整理工作中解放出来。
3. 符合高校数字化转型的整体需要，可进一步推动数据治理工作。一方面，数字化转型强调“应用为王”，院系管理服务系统可直接提升高校二级院系的管理服务水平，是典型的数字化转型应用场景，需要得到学校的重视。另一方面，院系管理服务系统作为“数据消费者”从各部门应用系统读取数据，其应用效果正是学校数据治理成效的直接表现，规模化建设后可反向推动数据治理工作。
因此，学校的信息化管理部门应支持此类系统建设，并通过统筹规划，实现类似网站群一样的建设管理模式，降低二级单位的成本和风险，提高学校整体信息化水平。
院系管理服务系统建设策略建议
建设内容
院系管理服务系统的总体目标是实现院系行政办公、教学事务、学生事务、科研成果、设备设施、财务管理、校友管理、新闻通知、工作记录归档等方面数据的日常管理和维护，满足院系在各项工作中的数据需求，并可通过对数据的总结分析，了解院系的总体情况和师生的个人画像。因此从功能角度看，该系统主要是实现对相关数据的采集、存储、分析及展示、导出；从数据来源看，需要实现对目前学校各业务系统中已有的数据字段的同步共享，对个性化数据需求提供采集、维护功能。
建设策略
1. 院系层面。院系应当在调研各项工作所涉数据的基础上，积极与学校信息化管理部门沟通，提出建设院系管理服务系统的需求，共同组建项目团队，分析哪些数据是学校可提供的，哪些是需要自行采集的。该系统成功的关键在于后续的数据维护，因此还需要院系制定良好的行政制度、设立必要的岗位职责，确保系统持续运行。
2. 信息化管理部门层面。从数字化转型典型应用场景、数据治理成果体现角度认识院系管理系统的意义。适时了解院系层面的信息化需求，选择或动员需求强烈的院系作为院系管理服务系统的试点，从数据、安全、运行等方面提出框架性规范，支持和指导院系的信息化工作。
结 语
高校管理信息化建设发展到当前阶段，已经基本覆盖了纵向的职能部门业务，奠定了坚实的数字化基座，探索和实践新的需求场景是未来发展的一个重点方向。院系管理服务业务是高校运行的重要部分，目前其信息化需求还是一片“蓝海”。无论是高校内部的院系、信息化管理部门，还是外部的相关厂商，都应关注这片“蓝海”。或许在不久的将来，院系管理服务系统将作为高校数字化转型的典型应用场景遍地开花。
作者：何秀全（上海外国语大学图书馆）
来源：中国教育网
编辑：张安琪 胡小艺
审核：张丽君
监制：王明