在北京论坛这一学术舞台上，来自全球的知名学者、名流政要交锋思想、探讨前沿。精彩的学术舞台背后，是为论坛牵线搭桥、保驾护航的幕后“英杰”——北京大学对外交流中心的会务工作者们。这支高素质、高效率、具有凝聚力的团队，二十年如一日地坚守服务初心，与北京论坛共同成长。

“一站式”服务

1993年，为了适应北大创建世界一流大学的需要，对外交流中心应运而生，负责会议承办、活动组织与外事接待等工作。2003年，年轻的对外交流中心迎来了一个重要契机，“受北京论坛秘书处委托，对外交流中心在时任主任陈振亚老师的带领下，从零开始探索，承担了首届论坛的会务工作。”对外交流中心主任李榕说。

北京论坛活动层次高、领域广、形式多样，学校许多部门都高度重视，投入大量精力进行筹备。相较于学术内容方面的准备，会务承办看似简单，实际上却涉及方方面面。中心不仅为分论坛提供会场，还根据主办方的要求提供“一站式”服务，负责论坛整体的组织协调工作，这也被中心团队形象地称为“我搭台，您唱戏”。

“从形式的策划、费用的测算，到会议场地预订、食宿安排、交通路线的设计，乃至会议材料的设计制作、校园标识的搭建，这些都是我们的服务内容。”对外交流中心常务副主任王颖介绍。

会务服务工作环环相扣，涉及不同的部门和人员，一个细节的调整很有可能会影响到整体流程的进行，因此需要及时沟通与协调。会议与交流部部长白丹丹和项目主管刘历旸、张议韩从2017年起先后负责北京论坛的整体协调工作，她们把自己的工作形容为一个信息中枢——汇集主办方的需求与信息，再将工作指令和信息的调整改变传达到各个岗位。“例如，要让四五百位参会者能够有序地进入钓鱼台国宾馆其实就需要很多前期工作，需要了解场地布局、安排分批引导的人员、收集嘉宾的个人信息并提供给会场方。只有提前了解信息、做好预案，才能达到无缝衔接的效果。”白丹丹介绍说。

北京论坛下设不同的分论坛，分散在不同的会场，并不都在北大校园里举办，交通线路的设计也需要进行“头脑风暴”。“车辆数量、发车时间、停放位置以及路线设计是一个体系，牵一发而动全身，必须提前做好预案。”负责交通保障的主任助理刘晴说。

“我们的工作像是在变魔术。”会场部部长陈婧婧笑道。会场布置往往时间紧、任务重，桌椅的排列、话筒的位置等都需要结合会议的规模和形式做出改变。“特别是最后一天闭幕时，我们要在很短的时间里把讨论式的布局变成适合几百人参加的剧场式布局，许多嘉宾感慨：我们就在外边喝杯咖啡、聊聊天，怎么会场就大变样了。”

传承与创新

怎样才算办好了一场会议？中心团队认为，一场会议筹办工作完成得好，是将不确定性变为确定性，提前做好不同的预案，即使有突发状况出现，也会有应急方案迅速应对解决，让所有程序如流水般顺利进行。

“经历了20届北京论坛会议服务，交流中心已形成较为完善的北京论坛会务承办和会场服务规范，会议服务团队也在工作历练中不断成长，服务专业化水平不断提升。”李榕表示，在过去的二十年里，对外交流中心也和北京论坛一同成长着。

这是历届工作团队传承的成果。“每一届北京论坛结束我们都会总结经验，不同场地、不同规格的不同要求，或者特殊要求，我们能记下来的，都会一代一代的传承下去。”陈婧婧说。她在2002年加入对外交流中心，从负责简单准备工作的“小白”逐渐成长为经验丰富的老员工，除了在工作中做好表率，她也常和大家分析成功或错误的案例，总结经验教训，帮助同事答疑解惑。

“北京论坛会议涉及的场所包括人民大会堂、钓鱼台国宾馆、香格里拉饭店等，在办会过程中，我们也不断了解各种类型会议场所和涉外酒店的规模、档次和特色，并借鉴他们的经验提升自己的服务水平。”王颖说。

不过，对于中心的工作人员而言，每一年的北京论坛都在变化。分论坛设计、参会嘉宾等方面的改变，以及环境、场地、政策等因素的影响，都需要团队做出相应调整、优化与创新。

2018年，中心团队得知，由于恰逢北京大学120周年校庆，北京论坛与“双一流”建设国际研讨会将共同举办，规模增大，剑桥大学、牛津大学、哈佛大学、耶鲁大学等多所海内外知名大学校长及世界知名学者，近800名嘉宾参与，时任国务院副总理孙春兰也将出席开幕式。这一改变意味着中心团队需要重新确定工作方案，需要沟通的部门和事项也更为复杂。

“我印象很深刻，直到北京论坛召开的前几天，我们还在争分夺秒地制作校园标识等各种物料。开幕式当天，嘉宾们还需要先参加在邱德拔体育馆召开的校庆纪念活动。校庆活动还未结束，班车就已经待命，我们的工作人员要从几千名师生里准确地找到嘉宾们，引导他们搭乘班车前往钓鱼台国宾馆参加开幕式。”回忆起整个过程，王颖还是觉得“惊心动魄”。仅车辆与行程的安排就花费了团队大量精力，经过高强度的筹备工作，大家与时间赛跑，最终还是顺利地完成了论坛的全部流程。

工作方式与技术手段的革新，让中心团队“如虎添翼”。最初由于技术的限制，论坛的报名注册工作只能依靠邮件和传真，后来中心与论坛秘书处合作，开发了信息数据库和线上注册系统，并且减少了现场报到的环节，极大地提高了工作效率。

多次作为分论坛会场的英杰交流中心，也“旧貌换新颜”。幕布被先进的LED大屏替代；音响设备不断完善，不再需要租赁。陈婧婧对此深有体会，“对外交流中心的硬件设备不断更新换代，越来越先进，让我们的服务更加有品质、有保障。”

坚守服务初心

在瞬息万变的北京论坛上，中心团队只能以不变应万变，坚守服务初心，坚持细节至上。

“一百减一等于零，这是我们对自己的要求。服务做好了是应该的，但如果做了一件让客人觉得不当的事情，我们前边的一百件好事可能就都白做了，‘故事’就成了‘事故’，因此对于细节一丝一毫都不能马虎。”陈婧婧说。

会议服务工作繁复、琐碎，练就了中心团队细致、敏锐的“慧眼”。王颖记得，在筹备一次论坛时，团队中的工作人员敏锐地发现了视觉标识物的字符中少了一个空格，中心立即对原有的设计稿进行修改，才没有出现纰漏。

在会议召开前，中心团队还要对桌卡、LED大屏、麦克风进行多次调试，保证会议能够零差错地进行。在会议过程中，他们眼观六路、耳听八方，及时察觉参会者的需求，提供“服务于客人开口之前”的六星级服务。

北京论坛的顺利进行，也离不开学生志愿者的参与。刘晴从2014年开始负责学生志愿者的招募和培训工作。在她看来，学生志愿者和北京论坛是“双向奔赴”的关系，活跃在不同岗位上的学生志愿者也成为了展现北大人文氛围与精神面貌的名片。“我对一位韩国留学生印象特别深刻，他是接送班车上的志愿者，十分热情地和韩国代表用韩语交流，当和日本代表交流时又可以切换成日语，并且中文水平也很好，这种语言天赋让车上的代表都既惊讶又赞许。”

北京论坛已经走过了近二十年的发展历程，中心团队也与北京论坛共同成长，大家都在服务的过程中体会了成就感与获得感。

“有机会参与北京论坛的会议服务，是我的幸运。从参与基础的信息登记、住宿管理工作，到逐渐了解北京论坛的全貌，进行整体策划和协调，我的视野与工作能力都在不断提升。可以说，北京论坛也贯穿在我个人的成长历程中。”回忆往事，王颖十分感慨。

中心每年为3000余场会议提供会场服务，承办十余个国际会议和国际交流项目，十余位核心团队成员发挥“多面手”的本领，以专业、细心的服务精神打造中心团队的金字招牌。

“就在最近的会议中心党政联席会上，胡新龙主任特别强调了做好第二十届北京论坛服务工作的重要意义。”李榕表示，目前，会议中心对外交流中心、百周年纪念讲堂、勺园和中关新园四个管理部都已全力投入到论坛的服务筹备工作中。

步入初冬时节，第二十届北京论坛即将如约而至，对外交流中心的幕后“英杰”们也将迎来新的舞台。

（原文载于《北京大学校报》2023年11月1日第1645期第4版）