随着信息网络技术的发展和应用，数据信息呈爆发式增长,对数据进行汇聚、关联与挖掘成为信息化的热点。就公证档案而言，数据的信息化、智能化对纸质档案的管理升级提出了新的要求。如何立足信息化、面向智能化、管理效能化，成为公证档案信息化建设应当思考的重要问题。

为解决公证档案管理条块分割问题，提高公证质量管理水平和公证服务能力，加强公证档案管理规范化、标准化、正规化建设，北京市方圆公证处定制开发了综合档案管理信息系统。该系统利用信息化手段，依托数据平台，实现了公证档案的分类整理、二次利用和跟踪监控。从具体实践看，一是公证档案分类整理科学化。新的档案管理系统按照档案资料的性质和承载形式，实现了对公证文书、非公证文书、声像等不同档案资料的分类型采集、分区域储存；新的档案管理系统改造升级了数据采集、整理、统计等实务操作，档案管理人员可通过各种操作指令，实现提前规划、提前计算、全流程管理，预先将需要装盒上架的卷宗进行计算排序，同时实现自动打印档案盒编号和卷宗的目录信息，预先规划好每盒档案的占位，进一步提升了档案管理的科学化、智能化、效能化水平。新系统上线仅三个月，已自动装盒15000本公证卷宗。二是公证档案二次利用效能化。公证档案归集了公证办证的必要证据资料、客观反映了办证的基本情况，具有非常重要的证据参考、数据对比价值。公证业务实践中，对诸如公民出生医学证明、公民死亡医学证明等具有不可变性的重要证据资料，可以作为辅助证据，或者对相关当事人信息、证据材料信息进行对比，公证员在权限范围内，可以随时通过用户名和密码查看公证档案的电子信息，并履行电子借阅手续，实现电子公证档案查询、审批、借阅的一站式操作，大大节省了传统的调取纸质公证档案所需要的时间成本，同时有利于保护纸质档案，减少纸质档案的破损。三是公证档案跟踪监控动态化。系统将实体档案库房数字化，建立虚拟档案馆，实现将实体库房的纸质公证档案和虚拟档案馆中电子档案一一对应，档案管理人员可以通过系统对实体档案进行全程跟踪，实时查看纸质档案的位置和在库、借出等状态，实现公证档案状态跟踪动态化，确保对档案的收、管、存、用的整个流程进行过程监控；公证处领导通过系统随时随机查阅公证档案的内容，监督公证档案归档、利用状况，加强了公证档案源头管理，实现超前预警、提示。四是公证档案实现利用数据化。在信息网络技术高速发展的今天，公证档案管理的信息化、网络化、智能化，让档案所承载的信息变成为“活”的公证执业和社会管理的重要基础数据资源，为公证信息资料的大数据利用提供了有力技术支撑。新的公证档案管理应有系统，通过计算机强大的数据储存和分析能力，可以为公证行业发展提供动态的、及时的、高效的、客观的基础数据；也可以通过对公民公证事项的大数据分析，为管理部门了解和分析公民婚姻家庭、财产传承、出国出境和企业事业单位的经营活动、商贸交易、产权变动等提供重要参考数据。

多年来，北京市方圆公证处高度重视信息化建设，在公证业务、公证质量管理、档案管理、信息化建设等领域不断创新。早在1993年底，我处率先研发了公证管理信息系统，2004年我处研发并使用了集公证业务、档案管理、账务管理、质量管理、人事管理于一体的综合信息管理系统，率先实现了业务流程、办证管理的电子化，2012年启动综合信息管理系统升级改造项目，2014年5月全面上线运营，升级后的新系统优化了各类功能，便于对各项信息数据分析和深度挖掘，服务于业务开拓、质量管理、风险管控等方面。同年，我处又率先推出网上申请、网上审核、网上交费的一站式网上办理公证服务，在此基础上，又推出移动客户端办理公证，满足当事人足不出户、便捷高效办理公证的需求。目前，网上办证注册用户4万人，出具公证书23000余份。2015年，上线公证档案电子扫描系统，实现档案电子化管理，截止到现在，已扫描卷宗16万余本。

公证档案作为公证机构管理的重要内容，既是个体公证情境的还原，更是公证发展历史的记载，具有重要的历史价值、证据价值和实用价值。公证档案信息化则是加强公证质量管理、提高公证工作效率、快捷满足群众公证法律服务需求、实现“互联网+”时代数据互通、资源共享的重要手段，此次，方圆公证处将以综合档案管理信息系统上线运行为契机，不断加强公证信息化建设，推动服务方式线上线下互补，完善网上公证业务办理工作流程和服务标准，扩展当事人“最多跑一次”的公证事项种类；加强互联网手段与现有服务方式的协调配合，创新公证服务手段，探索拓展公证服务新领域；运用信息化技术手段，强化对公证执业过程的监督和管理力度，推进公证质量管理的标准化和规范化；进行数据信息的整理、挖掘，为未来公证行业、公证行业与其他行业实现数据资源共享、信息互通，为公证档案“活”起来做足准备。