避免开会低效无聊,这10个技巧500强老总都在用,早学会早下班!
很多人感慨:好好的工作时间,都被浪费在了无休止的开会中。其实开会本身并没错,只是方式不对导致了效率的低下。
那么到底怎么开会效率高效果又好呢?
一位上市公司的创始人总结出了13条高效开会的秘籍,值得你花时间一看。
1、可以不开的会,还是不要开了
开会不是一件讨人喜欢的事,它让你必须打断手头的工作,而且还占用与会所有人的时间。
所以,决定是否开会的核心原则是,只有阻碍共同利益的事情才需要开会解决。
分配任务?打电话发邮件就可以了。
调和矛盾?一顿火锅就能解决,不行就两顿。
工作出了差错?谁污染,谁治理;谁挖坑,谁管埋。
能别开会的事,还是不要开会了,今晚还要加班呢!
2、明确谁需要来开会谁不需要开会
斯坦福大学的希维尔教授的研究发现,一场高效的会议,出席人数最好不要超过12个人。
乔布斯在苹果时,甚至会把在开会时表现不积极的人请出会场。
对于领导者来说,想要保证开会的效率,那些不是必须要来的人就不用让他们过来了。
要不然这些人出工不出力,也会影响到本该活跃好好发言的人。
3. 只有充分的会前准备,才会令会议更加高效。
不管是主持会议的领导和还是参加会议的人,都需要在事前把开会需要讨论的材料,数据,提前浏览好。
在会上才开始看材料,既耽误时间,又会因为缺乏思考的时间,导致会上所做的决策漏洞百出。
4. 开会前一定要明确地设定好角色
有些会议,气氛活跃,大家各有高论,看起来无比充实,但会议结束之后还是什么都留不下。
这样的会议,缺少一个记录者。
大多数人在找工作时都经历过无领导小组讨论,在这样的面试中,得分最高的,不一定是话最多的人。
得分最高的,通常是知道自己擅长什么角色,并至始至终扮演好这个角色的人。
5. 主持人最好在开会前,花5分钟明确会议议程。这有助于组织者以“上帝视野”统筹全局,决定会议的流程和具体的时间分配。这样的好处是不会跑偏、不会超时,且保证会议结束有结果。
6. 主持人还有一个最重要的任务:严格按照议程的时间组织讨论,并在每个环节给出时间提示。避免出现前面的人发言时长不受控制,后面时间不够的情况。
7. 在开会前,可以由主持人或是领导用几分钟简要介绍这次开会的目的,或者回顾一下上次开会的进展。
这样可以帮助所有开会的人迅速进入发言状态,也可以避免重复讨论或者偏题的讨论。
8. 不论是讨论环节还是思维风暴,想要获得更高质量的讨论,在其他人发言时请不要打断他
9. 会议上,谁决策谁拍板一定要确定好。如果是领导做决策当时就要把决定确定然后下达给下属。如果是大家集体表决,那就把通过的意见明确下来。
开了会就没有做决定,这种会就是在纵容集体不负责
10. 会议必须有结论,必须有明确的下一步。
会议结束的时候,一定需要5分钟的总结,来确认下一步的工作、负责人,以及截止时间。
这样在后面具体的执行任务时,才有明确的依据和抓手
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