想要准时下班？办公软件的使用要熟练，工作效率足够高才行。

小编这里关于Excel的技巧还有好多，所以今天接着介绍5个快速录入数据项的技巧。

欢迎大家根据需要自行学习！

一、用下拉列表快速输入数据

如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等，想要减少手工录入的工作量，可以设置下拉列表实现选择输入

1、选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击"数据----有效性"命令，从"数据有效性"对话框中选择"设置"选项卡，在"允许"下拉列表中选择"序列"。

2、在"来源"框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如"技术员，助理工程师，工程师，高级工程师"，并确保复选框"提供下拉箭头"被选中，单击"确定"按钮即可。

这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。

二、快速输入自定义短语

使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语，当输入该条短语时，"自动更正"便会将它更换成所定义的文字。

单击"工具----自动更正选项"命令，在弹出的"自动更正"对话框中的"替换"框中键入短语，如"财务部"，在"替换为"框中键入要替换的内容，如"XX公司财务部"，单击"添加"按钮，将该项目添加到项目列表中，单击"确定"退出。以后只要输入"电脑报"，则"电脑报编辑部"这个短语就会输到表格中。

三、快速在多个单元格中输入相同公式或内容

先选定一个区域，再键入公式，然后按"Ctrl+Enter"组合键，可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。

选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按"Ctrl+Enter"键即可。

四、快速输入日期和时间

选取一个单元格，并按"Ctrl+;" 输入当前日期。

选取一个单元格，并按"Ctrl+Shift+;" 输入当前时间。

选取一个单元格，并按"Ctrl+;"，然后按空格键，最后按"Ctrl+Shift+;"可输入日期和时间。

使用快捷键插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想自动更新信息，使用TODAY和NOW函数即可。

五、将复制的单元格插入现有单元格之间

想将一块复制的单元格插入到其他行或列之间，而不是覆盖这些行或列。

选择你将要复制的单元格，单击编辑菜单上的复制，在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域，然后按下"Ctrl+Shift+ +"，在插入对话框中单击周围单元格的转换方向，然后单击"确定"即可。

复制的单元格将插入到合适的位置，而你无需担心它们覆盖原有的信息。

PS：Excel文件需要转换其他文件格式，建议使用迅捷PDF转换器。