想要准时下班?办公软件的使用要熟练,工作效率足够高才行。
小编这里关于Excel的技巧还有好多,所以今天接着介绍5个快速录入数据项的技巧。
欢迎大家根据需要自行学习!
一、用下拉列表快速输入数据
如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律,如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等,想要减少手工录入的工作量,可以设置下拉列表实现选择输入
1、选取需要设置下拉列表的单元格区域,单击"数据----有效性"命令,从"数据有效性"对话框中选择"设置"选项卡,在"允许"下拉列表中选择"序列"。
2、在"来源"框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列,如"技术员,助理工程师,工程师,高级工程师",并确保复选框"提供下拉箭头"被选中,单击"确定"按钮即可。
这样在输入数据的时候,就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据,从而加快了输入速度。
二、快速输入自定义短语
使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语,当输入该条短语时,"自动更正"便会将它更换成所定义的文字。
单击"工具----自动更正选项"命令,在弹出的"自动更正"对话框中的"替换"框中键入短语,如"财务部",在"替换为"框中键入要替换的内容,如"XX公司财务部",单击"添加"按钮,将该项目添加到项目列表中,单击"确定"退出。以后只要输入"电脑报",则"电脑报编辑部"这个短语就会输到表格中。
三、快速在多个单元格中输入相同公式或内容
先选定一个区域,再键入公式,然后按"Ctrl+Enter"组合键,可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。
选定需要输入数据的单元格,单元格可以是相邻的,也可以是不相邻的,然后键入相应数据,按"Ctrl+Enter"键即可。
四、快速输入日期和时间
选取一个单元格,并按"Ctrl+;" 输入当前日期。
选取一个单元格,并按"Ctrl+Shift+;" 输入当前时间。
选取一个单元格,并按"Ctrl+;",然后按空格键,最后按"Ctrl+Shift+;"可输入日期和时间。
使用快捷键插入日期和时间时,所插入的信息是静态的。要想自动更新信息,使用TODAY和NOW函数即可。
五、将复制的单元格插入现有单元格之间
想将一块复制的单元格插入到其他行或列之间,而不是覆盖这些行或列。
选择你将要复制的单元格,单击编辑菜单上的复制,在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域,然后按下"Ctrl+Shift+ +",在插入对话框中单击周围单元格的转换方向,然后单击"确定"即可。
复制的单元格将插入到合适的位置,而你无需担心它们覆盖原有的信息。
PS:Excel文件需要转换其他文件格式,建议使用迅捷PDF转换器。
留言与评论(共有 0 条评论) |