原标题：玩转替换大法，工作不再事倍功半

哈啰，大家好。

这里是一周进步。我是艾伦。

不管你是职场人或是学生，在使用Word时肯定都遇到过需要批量修改文字、删除多余的空格空行，或者需要快速为不同级别的标题添加不同样式等情况。

如果你遇到上述问题时，还是整篇文章从头到尾看完再逐字逐句修改；或者选中每段标题再分别添加对应样式，除了效率低下以外，多少还是会出现人工调整的失误。

那有没有比较高效的方式，让你可以快速而准确地修改内容或标题样式呢？

有的，也就是本篇文章要分享的技巧─「替换大法」。

想要开启「替换」的功能，你可以从「开始─替换」找到这个功能；或者，你也可以直接按下快捷键「Ctrl+ H」来打开「替换」的界面。

打开「替换」功能，可以看到有两个输入文字的框。

你可以在上方的「查找内容」中输入你想改掉的文字，Word会依序为你定位这些文字；下方的「替换为」，则可以输入修改后的文字。在按下「替换」之后，当前找到的文字，就会被替换掉了。

如果你不想一一对照查找，可以直接点「全部替换」，就可以一口气将Word文件中所有需要修改的文字替换掉。

比方说，这里是福克纳的短篇小说《献给爱米丽的一朵玫瑰花》，我们试着将里面的「爱米丽」全部改名为「爱丽丝」。

如果你觉得这人名有些多余，想一口气删掉所有的「爱丽丝」呢？

那可以让「替换为」保持留空─也就是将原本有的文字替换成没有文字─就能将所有的「爱丽丝」删除了。

上面提到了直接在查找框输入文字，并将所有一模一样的文字全部替换的状况，对我们来说还是比较少见的。

我们最常见的，往往是差了一两个字、但其他部份还是一样的文字内容。

比如：上一段替换的「爱丽丝」也许会和「艾丽丝」参杂在一起，导致我们没有删到「艾丽丝」的部份；或者，我们想要将所有的「第O节」替换成「第O部份」。

这时，就会用上「通配符」这个概念了。

所谓的「通配符」，是指在Word的「替换」功能中，可以用来代表任意字符、字符串的表达式。

最常见的就是「?」（代表任意单个字符）和「*」（代表任意多个字符）。

以上面提到的例子来说，当我们在查找框中输入「?丽丝」，就会同时定位到「爱丽丝」和「艾丽丝」；而当我们输入的是「第*节」，就会同时定位到「第一节」、「第二节」、「第三节」……甚至是「第十一节」等。

除了代表任意字符的「?」和「*」以外，比较常使用到的「通配符」还有：

「<」：单词的开头。例如：<one可以定位到oneweek，但找不到weekone。

「>」：单词的结尾。例如：>week可以定位到oneweek，但找不到weekone。

「[]」：指定字符之一。例如：one[bw]eek可以同时定位到oneweek和onebeek。

「()」：查找框的表达式。例如：查找(one)(week)时，在替换框中输入的\1表示one；输入\2表示week。也就是利用括号将其拆成多组字符串的意思。

「[-]」：指定范围内的单个字符。例如：[0-9]可以定位0-9之间的任意一个数字。

「[!]」：括号以外的任意单个字符。例如：[!0-9]可以定位除了数字0-9以外的任何内容。

因此，当我们想要一次替换掉的多种文字内容，又能够找到这些文字内容的规律，我们就可以搭配「通配符」组织想替换的文字内容，一步完成批量替换。

例如：当我们想要删除文章中的「第一节」、「第二节」、「第三节」……等，我们可以在查找框中输入「第*节」，在替换框中留空，同时打开「更多」并勾选「使用通配符」，就可以一次将上述所有的「第O节」删除掉了。

而当我们不想删除文章中的「第一节」、「第二节」、「第三节」……等，只是想将它们修改为「第一部份」、「第二部份」、「第三部份」……等，可以在查找框中输入「(第*)节」，在替换框中输入「\1部份」，并记得勾选「使用通配符」即可完成批量替换。

输入这样的文字内容，是代表了什么意思呢？

简单解释一下，这里查找框中的「*」代表「一、二、三……」，同时，我们用括号将它拆成「(第*)」和「节」两段；在替换框中，我们将不需要替换的「(第*)」以「\1」引用，再以「部份」替换掉「节」。

如此一来，就能一次将所有的「第一节」、「第二节」、「第三节」，改成「第一部份」、「第二部份」、「第三部份」了。

平常大家在编辑Word内容时，肯定需要复制粘贴来自其他文件或者网络上的数据。

而这么做最常出现的问题就是：粘贴过来的文字内容夹杂很多空格和空行。

如果你手动慢慢删除，肯定是非常耗时的。对此，我们同样可以使用「替换」来批量删除空格和空行。

还记得在前面的段落中，我们提到「替换框留白」就等于是删除吗？

删除空格和空行也是同样的操作。但现在的问题是，我们该怎么定位这些「空」呢？

由「开始─显示/隐藏编辑标记」，我们看到被隐藏起来的编辑标记，会发现这些空格、空行是由不同的编辑方式所造成的。

删除空格

空格主要由三种编辑标记组成，方框（□）代表「全角空格」；圆点（．）代表「半角空格」；箭头（→）则代表「制表符（也就是按下tab键空出来的）」。

想要删除空格，就必须对这三者分别「替换」删除才行。

删除这三种类型的空格很简单，在点开「显示/隐藏编辑标记」后，我们可以直接选中这些标记，复制粘贴至查找框，让替换框的留白，按下「全部替换」后就可以批量删除其中一种类型的空格了。

重复操作三次，就能完整地删除所有不必要的空格。

删除空行

删除空格后，还是可以看到画面中存在许多空行。这又该怎么解决呢？

造成空行的原因有两种，一种是按下Enter键的「段落标记」，另一种则是按下Shift + Enter的「手动换行符」。

不论是「段落标记」或者「手动换行符」，我们都是无法选中的，也就无法使用删除空格时的方法。那该怎么办呢？

这两种标记都可以在「替换」功能底下的「特殊格式」中找到。

将鼠标放在查找框，并选中「特殊格式」中的「段落标记」，你可以看到查找框中多出了「^p」，这就代表了「段落标记」；同理，选中「手动换行符」则会出现「^l（注意，这是小写的英文字母L）」。

当然，在知道对应的符号之后，在查找框中手动输入「^p」或「^l」也是可以的。

在知道怎么添加「段落标记」和「手动换行符」到查找框后，我们就能依循前面的步骤来删除空行了。

首先，我们不需要「手动换行符」，可以直接在查找框中添加「^l」，在替换框中留白，就可以删除全部由「手动换行符」造成的空行。

接着，我们可以思考一下怎么「有限度」地删除「段落标记」。

什么意思呢？因为我们的文字内容还是得依靠「段落标记」来换行的，如果跟上述一样全部删除，所有的文字就会挤成一段了。

所以我们可以用个替代的方式：当连续出现两个「段落标记」时，第二个「段落标记」会出现空行，所以我们将两个替换成一个就行了。

也就是在查找框中输入「^p^p」，在替换框中输入「^p」， 不断替换直到0为止。

藉由上述方法，我们就能将所有不必要的空格和空行，通通都删除掉啦。

稍微了解Word的人知道，为不同层级的标题或文字内容添加对应的「样式」，是非常重要的技巧。

除了可以快速排版、区分不同内容模块以外，更能一键生成目录，相当方便。

然而，问题就在于，如果你Word文件里的标题、小标题多达数十甚至上百个，要一一设置对应的样式是非常繁琐的；即使你使用稍快一点的「格式刷」，也得来回查找刷上好几次。

对此，我们再次搬出「替换大法」，让你可以一键完成标题样式的修改。

为什么「替换」能够修改样式呢？

当你打开「替换」界面时，在底部可以看到「格式」，拉开选单后就有「字体」、「段落」、「图文框」、「样式」等多种格式。

这代表「替换」功能不仅仅可以用于替换文字内容，还可以用于替换格式

底下分别以文字内容和格式两种查找的定位方式，帮助你快速为标题添加对应的样式。

第一招：文字定位法

如果你的标题本身带有明显的顺序编号，比如：第一章、第二章、第三章……等。你可以活用前面所学到的「通配符」来定位这些标题。

以案例中《推理小说介绍》来说，我们可以在查找框中输入「第*章」（记得勾选「使用通配符」），接着将鼠标放在替换框中，往下找到「格式─样式─标题3」，让替换框留空，直接点「全部替换」就完成了。

第二招：格式定位法

如果你的标题本身没有明显的顺序编号，或者顺序编号是单个数字，难以精准定位（也许会错误修改到非标题的内文），可以考虑用「格式」来定位。

一般来说，我们在输入标题时，为了方便辨识，至少会为其加粗、加大字号。因此，我们可以用这两种格式来定位标题，最后再统一修改为对应样式。

以案例中的《推理小说介绍》来说，我们上一步已经将「第O章」加上「标题3」的样式了。

接下来对底下的小标题，我们先将鼠标放在查找框，打开底部的「格式─字体」，选择这些小标题的「加粗」和「5号」作定位，接着将将鼠标放在替换框中，往下找到「格式─样式─标题5」，让替换框留空，直接点「全部替换」就完成了。

搭配不同的标题内容，你可以灵活运用这两招，一秒就能将所有标题加上样式。是不是非常高效呢？

我们来总结一下，「替换大法」的几个重点：

1. 从「开始─替换」可以开启替换功能，或者你直接以快捷键「Ctrl+ H」开启。

2. 让替换框留空，可以将查找框中输入的文字内容删除。

3. 搭配「通配符」来找规律，可以一次定位多种对象。

4. 删除空格空行，可以先打开「显示/隐藏编辑标记」方便查看和复制粘贴。

5. 可以使用「格式」来帮助查找定位，也能直接替换标题样式。

其实「替换大法」在不同的Word使用场合，还能有各种高效的玩法，就看你怎么去挖掘这个强大的功能了。

也欢迎大家留言讨论你们是怎么使用替换大法的。

这次先分享先这样啦，我们下次见！

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