原标题:玩转替换大法,工作不再事倍功半
哈啰,大家好。
这里是一周进步。我是艾伦。
不管你是职场人或是学生,在使用Word时肯定都遇到过需要批量修改文字、删除多余的空格空行,或者需要快速为不同级别的标题添加不同样式等情况。
如果你遇到上述问题时,还是整篇文章从头到尾看完再逐字逐句修改;或者选中每段标题再分别添加对应样式,除了效率低下以外,多少还是会出现人工调整的失误。
那有没有比较高效的方式,让你可以快速而准确地修改内容或标题样式呢?
有的,也就是本篇文章要分享的技巧─「替换大法」。
想要开启「替换」的功能,你可以从「开始─替换」找到这个功能;或者,你也可以直接按下快捷键「Ctrl+ H」来打开「替换」的界面。
打开「替换」功能,可以看到有两个输入文字的框。
你可以在上方的「查找内容」中输入你想改掉的文字,Word会依序为你定位这些文字;下方的「替换为」,则可以输入修改后的文字。在按下「替换」之后,当前找到的文字,就会被替换掉了。
如果你不想一一对照查找,可以直接点「全部替换」,就可以一口气将Word文件中所有需要修改的文字替换掉。
比方说,这里是福克纳的短篇小说《献给爱米丽的一朵玫瑰花》,我们试着将里面的「爱米丽」全部改名为「爱丽丝」。
如果你觉得这人名有些多余,想一口气删掉所有的「爱丽丝」呢?
那可以让「替换为」保持留空─也就是将原本有的文字替换成没有文字─就能将所有的「爱丽丝」删除了。
上面提到了直接在查找框输入文字,并将所有一模一样的文字全部替换的状况,对我们来说还是比较少见的。
我们最常见的,往往是差了一两个字、但其他部份还是一样的文字内容。
比如:上一段替换的「爱丽丝」也许会和「艾丽丝」参杂在一起,导致我们没有删到「艾丽丝」的部份;或者,我们想要将所有的「第O节」替换成「第O部份」。
这时,就会用上「通配符」这个概念了。
所谓的「通配符」,是指在Word的「替换」功能中,可以用来代表任意字符、字符串的表达式。
最常见的就是「?」(代表任意单个字符)和「*」(代表任意多个字符)。
以上面提到的例子来说,当我们在查找框中输入「?丽丝」,就会同时定位到「爱丽丝」和「艾丽丝」;而当我们输入的是「第*节」,就会同时定位到「第一节」、「第二节」、「第三节」……甚至是「第十一节」等。
除了代表任意字符的「?」和「*」以外,比较常使用到的「通配符」还有:
「<」:单词的开头。例如:<one可以定位到oneweek,但找不到weekone。
「>」:单词的结尾。例如:>week可以定位到oneweek,但找不到weekone。
「[]」:指定字符之一。例如:one[bw]eek可以同时定位到oneweek和onebeek。
「()」:查找框的表达式。例如:查找(one)(week)时,在替换框中输入的\1表示one;输入\2表示week。也就是利用括号将其拆成多组字符串的意思。
「[-]」:指定范围内的单个字符。例如:[0-9]可以定位0-9之间的任意一个数字。
「[!]」:括号以外的任意单个字符。例如:[!0-9]可以定位除了数字0-9以外的任何内容。
因此,当我们想要一次替换掉的多种文字内容,又能够找到这些文字内容的规律,我们就可以搭配「通配符」组织想替换的文字内容,一步完成批量替换。
例如:当我们想要删除文章中的「第一节」、「第二节」、「第三节」……等,我们可以在查找框中输入「第*节」,在替换框中留空,同时打开「更多」并勾选「使用通配符」,就可以一次将上述所有的「第O节」删除掉了。
而当我们不想删除文章中的「第一节」、「第二节」、「第三节」……等,只是想将它们修改为「第一部份」、「第二部份」、「第三部份」……等,可以在查找框中输入「(第*)节」,在替换框中输入「\1部份」,并记得勾选「使用通配符」即可完成批量替换。
输入这样的文字内容,是代表了什么意思呢?
简单解释一下,这里查找框中的「*」代表「一、二、三……」,同时,我们用括号将它拆成「(第*)」和「节」两段;在替换框中,我们将不需要替换的「(第*)」以「\1」引用,再以「部份」替换掉「节」。
如此一来,就能一次将所有的「第一节」、「第二节」、「第三节」,改成「第一部份」、「第二部份」、「第三部份」了。
平常大家在编辑Word内容时,肯定需要复制粘贴来自其他文件或者网络上的数据。
而这么做最常出现的问题就是:粘贴过来的文字内容夹杂很多空格和空行。
如果你手动慢慢删除,肯定是非常耗时的。对此,我们同样可以使用「替换」来批量删除空格和空行。
还记得在前面的段落中,我们提到「替换框留白」就等于是删除吗?
删除空格和空行也是同样的操作。但现在的问题是,我们该怎么定位这些「空」呢?
由「开始─显示/隐藏编辑标记」,我们看到被隐藏起来的编辑标记,会发现这些空格、空行是由不同的编辑方式所造成的。
删除空格
空格主要由三种编辑标记组成,方框(□)代表「全角空格」;圆点(.)代表「半角空格」;箭头(→)则代表「制表符(也就是按下tab键空出来的)」。
想要删除空格,就必须对这三者分别「替换」删除才行。
删除这三种类型的空格很简单,在点开「显示/隐藏编辑标记」后,我们可以直接选中这些标记,复制粘贴至查找框,让替换框的留白,按下「全部替换」后就可以批量删除其中一种类型的空格了。
重复操作三次,就能完整地删除所有不必要的空格。
删除空行
删除空格后,还是可以看到画面中存在许多空行。这又该怎么解决呢?
造成空行的原因有两种,一种是按下Enter键的「段落标记」,另一种则是按下Shift + Enter的「手动换行符」。
不论是「段落标记」或者「手动换行符」,我们都是无法选中的,也就无法使用删除空格时的方法。那该怎么办呢?
这两种标记都可以在「替换」功能底下的「特殊格式」中找到。
将鼠标放在查找框,并选中「特殊格式」中的「段落标记」,你可以看到查找框中多出了「^p」,这就代表了「段落标记」;同理,选中「手动换行符」则会出现「^l(注意,这是小写的英文字母L)」。
当然,在知道对应的符号之后,在查找框中手动输入「^p」或「^l」也是可以的。
在知道怎么添加「段落标记」和「手动换行符」到查找框后,我们就能依循前面的步骤来删除空行了。
首先,我们不需要「手动换行符」,可以直接在查找框中添加「^l」,在替换框中留白,就可以删除全部由「手动换行符」造成的空行。
接着,我们可以思考一下怎么「有限度」地删除「段落标记」。
什么意思呢?因为我们的文字内容还是得依靠「段落标记」来换行的,如果跟上述一样全部删除,所有的文字就会挤成一段了。
所以我们可以用个替代的方式:当连续出现两个「段落标记」时,第二个「段落标记」会出现空行,所以我们将两个替换成一个就行了。
也就是在查找框中输入「^p^p」,在替换框中输入「^p」, 不断替换直到0为止。
藉由上述方法,我们就能将所有不必要的空格和空行,通通都删除掉啦。
稍微了解Word的人知道,为不同层级的标题或文字内容添加对应的「样式」,是非常重要的技巧。
除了可以快速排版、区分不同内容模块以外,更能一键生成目录,相当方便。
然而,问题就在于,如果你Word文件里的标题、小标题多达数十甚至上百个,要一一设置对应的样式是非常繁琐的;即使你使用稍快一点的「格式刷」,也得来回查找刷上好几次。
对此,我们再次搬出「替换大法」,让你可以一键完成标题样式的修改。
为什么「替换」能够修改样式呢?
当你打开「替换」界面时,在底部可以看到「格式」,拉开选单后就有「字体」、「段落」、「图文框」、「样式」等多种格式。
这代表「替换」功能不仅仅可以用于替换文字内容,还可以用于替换格式
底下分别以文字内容和格式两种查找的定位方式,帮助你快速为标题添加对应的样式。
第一招:文字定位法
如果你的标题本身带有明显的顺序编号,比如:第一章、第二章、第三章……等。你可以活用前面所学到的「通配符」来定位这些标题。
以案例中《推理小说介绍》来说,我们可以在查找框中输入「第*章」(记得勾选「使用通配符」),接着将鼠标放在替换框中,往下找到「格式─样式─标题3」,让替换框留空,直接点「全部替换」就完成了。
第二招:格式定位法
如果你的标题本身没有明显的顺序编号,或者顺序编号是单个数字,难以精准定位(也许会错误修改到非标题的内文),可以考虑用「格式」来定位。
一般来说,我们在输入标题时,为了方便辨识,至少会为其加粗、加大字号。因此,我们可以用这两种格式来定位标题,最后再统一修改为对应样式。
以案例中的《推理小说介绍》来说,我们上一步已经将「第O章」加上「标题3」的样式了。
接下来对底下的小标题,我们先将鼠标放在查找框,打开底部的「格式─字体」,选择这些小标题的「加粗」和「5号」作定位,接着将将鼠标放在替换框中,往下找到「格式─样式─标题5」,让替换框留空,直接点「全部替换」就完成了。
搭配不同的标题内容,你可以灵活运用这两招,一秒就能将所有标题加上样式。是不是非常高效呢?
我们来总结一下,「替换大法」的几个重点:
1. 从「开始─替换」可以开启替换功能,或者你直接以快捷键「Ctrl+ H」开启。
2. 让替换框留空,可以将查找框中输入的文字内容删除。
3. 搭配「通配符」来找规律,可以一次定位多种对象。
4. 删除空格空行,可以先打开「显示/隐藏编辑标记」方便查看和复制粘贴。
5. 可以使用「格式」来帮助查找定位,也能直接替换标题样式。
其实「替换大法」在不同的Word使用场合,还能有各种高效的玩法,就看你怎么去挖掘这个强大的功能了。
也欢迎大家留言讨论你们是怎么使用替换大法的。
这次先分享先这样啦,我们下次见!
更多阅读
这些小工具,彻底解放了我的电脑桌面
边看世界边学英语?来Quora吧
你的二维码丑不忍扫,只是因为没用这些神器
一周进步〡年轻人快速突破自己的学习入口
微信公众号:关注「一周进步」(weekweekup)
青年兴趣课堂,每周一场训练营,欢迎关注,让我们一起进步
更多干货欢迎阅读: 一周进步文章精选
留言与评论(共有 0 条评论) |